Em tempos de confinamento e com perspectivas de que entre uma ou duas semanas as autoridades determinem medidas mais fortes para conter a propagação do Corona Vírus, você já planejou como irá gerenciar o seu negócio nos próximos 3 meses?
Como o comportamento do vírus é novo e as únicas informações com um ciclo de dados completos e substancial é da China, onde aparentemente os casos de contaminação estão caindo desde a semana passada. Pelo que se sabe até agora, a principal fase de contágio deve levar 3 meses e as medidas para contenção deverão permanecer por 4 a 6 meses.
Dependendo do seu negócio haverá uma redução drástica da atividade ou uma grande redução. Não haverá negócio que não sofra os impactos… Você já está preparando seu fluxo de caixa, já avaliou a necessidade de adaptar férias, escalas, planejamento de compras e aquisições e principalmente, como irá gerenciar a equipe?
Atualmente cerca de 50% da força de trabalho nos países desenvolvidos realizam atividades usando algum tipo de ferramenta própria para o ambiente remoto. No entanto, pode ser difícil para muitos gerentes, supervisores e para os próprios funcionários, enfrentar essa rotina do trabalho sem uma cultura estabelecida, sem metodologia de trabalho, sem métricas e ferramentas, sem procedimentos e adaptações no próprio local onde será realizado o trabalho remoto. Também existe o paradigma de que alguns gestores podem sentir que não têm controle sobre a situação, ou ainda, que manter um nível de confiança com seu time remoto pode ser um desafio. Por sorte, já existem ferramentas e uma vasto material didático disponível para se realizar o trabalho remoto de forma produtiva. O desafio, porém, será implantar em um curto espaço de tempo.
Inicialmente seguem abaixo algumas dicas de alguns experts em trabalho remoto divulgado pela Forbes Coach Council.
- Defina expectativas claras.
Todo mundo tem uma idéia diferente de que fazer algo “rapidamente” ou “bem” significa. Seja mostrando exemplos do que você espera que seja feito, compartilhando calendário etc. Verifique se você tem expectativas claras em relação àqueles com quem trabalha online. Quanto mais preparados, melhor eles podem se sair. – Ilean Harris, Ilean Harris
- Trate seu pessoal remoto como local
Trate seu pessoal local como remoto e o seu pessoal remoto como se fosse local. Dê às pessoas remotas o máximo de acesso possível. Lembre-se de que sua equipe local o vê nos corredores, come com você no almoço, passa no seu escritório, etc. As pessoas remotas não têm esse acesso e podem se sentir distantes. Responda a eles o mais rápido possível. Faça o seu pessoal local marcar compromissos. – Wayne Anderson, Leadership Science Institute LLC
- Envolver-se regularmente
Envolva diariamente na rotina da empresa seus funcionários remotos por meio de algum tipo de comunicação. Use vários canais para se comunicar. Em seguida, planeje uma reunião presencial regularmente agendada. Isso pode ser semanal, mensal ou anual e pode ser combinado com um programa de treinamento. Essa interação e engajamento constantes ajudarão os funcionários remotos a se sentirem incluídos em um aspecto importante da organização. – Barbara OMalley, Exec Advance LLC
- Programe o treinamento baseado em vídeo.
Eu acho que cabe, especialmente aos funcionários virtuais, agendar um horário e olhar um para o outro quando você está falando. Usamos o Zoom para trabalhar com nossos clientes e funcionários. Se não agendarmos um horário ou conversarmos um com o outro e, esperamos, cara a cara, o silêncio se torna muito alto e perigoso, pois os funcionários remotos podem acabar se perguntando como estão indo. – Tim Hagen, Progress Coaching
- Confie na sua equipe
Às vezes, as empresas não estão dispostas a adotar uma força de trabalho remota porque há uma incerteza sobre se o trabalho será ou não concluído no mesmo nível como se estivesse no escritório. Para combater essa crença, defina diretrizes para o trabalho em casa, como e-mails, em 24 horas, que tipos de demanda devem ser respondidos por texto. Use texto para assuntos urgentes e nenhuma chamada entre determinadas horas para garantir que os colegas de equipe não trabalhem o tempo todo. – LaKiesha Tomlin, Thriving Ambition, Inc
- Faça com que se sintam inclusivo
Com muita frequência, é fácil apenas relegar a equipe remota para uma condição secundária. Isso pode ser superado com reuniões virtuais e parcerias de equipe. Considere designar para uma equipe remota um ponto de contato local onde a comunicação e a conexão são valorizadas. Crie um planejamento com etapas, expectativas e check-ins claros para garantir que o processo seja totalmente aceito. – Laura DeCarlo, Career Directors International
- Filtre por missão, valores, resultados e função
Os trabalhadores remotos geralmente ficam excluídos da interação humana do escritório, de modo que a comunicação assertiva é crítica para o sucesso das atividades. Ajude-os a se alinharem com a missão, os valores que realmente importam para eles, bem como os resultados que amam entregar aos outros. Isso os manterá realmente motivados e trabalhando com você por mais tempo e com mais produtividade. – Yuri Kruman, MasterTheTalk.com
- Tenha ferramentas confiáveis primeiro
Se os funcionários remotos não puderem baixar arquivos, terem dificuldades para ouvir uma teleconferência e receberem constantemente convites para reuniões nos momentos em que ainda estiverem dormindo ou em período de descanso, você não conseguiu resolver o básico. Primeiro, invista em ferramentas confiáveis para possibilitar a colaboração. Em seguida, desenvolva processos claros para usar essas ferramentas. – Leila Bulling Towne, Bulling Towne Group, LLC
- Mantenha o foco nas metas, não na atividade
É importante gerenciar as expectativas e manter o foco nas metas ao adotar uma força de trabalho remota. Não se preocupe tanto com o que está sendo feito. Em vez disso, concentre-se no que está sendo realizado. Se estamos cumprindo nossos objetivos, então está ótimo. Caso contrário, precisamos analisar mais a situação. É tudo sobre realização, não atividade. – Donald Hatter, Donald Hatter Inc.
- Seja intencional
Crie uma atmosfera de força de trabalho remota de engajamento e conexão genuína. Seja intencional na preparação e orientação dos funcionários para a cultura da força de trabalho remota. Estabeleça expectativas claras. Faça com que cada reunião de equipe conte com propósito intencional e oportunidades para se envolver e contribuir de várias maneiras. A intencionalidade é uma prática essencial, principalmente quando não podemos “ver” prontamente a nossa equipe. – Tonyalynne Wildhaber, The Courage Practice
- Crie uma estratégia de comunicação
O gerenciamento remoto de uma equipe produtiva começa com uma estratégia de comunicação. Primeiro, organize o número apropriado de relatórios semanais formais. Segundo, defina diretrizes sobre as necessidades diárias. Algumas pessoas trabalham melhor com uma lista de perguntas e pensamentos, enquanto outras gostam de uma gota. Uma compreensão do que é urgente reduzirá ainda mais a ineficiência, permitindo a produtividade máxima. – Deborah Goldstein, DRIVEN Professionals
- Evite multitarefa
Descubra como evitar multitarefas. As videoconferências em vez de telefones de conferências funcionam bem. Incentive as pessoas a permanecer no modo de trabalho e avitar os email de vai-e-vota dentro dos limítes razoáveis. Email com longos históricos e um amplo “responder a todos” podem prejudicar a produtividade. Isso tende a atingir o pico às sextas-feiras, quando as pessoas tentam empurrar o mico para outra pessoa. Envie uma nota para quem precisar, mas envie no início do dia! – Matt Norquist, Linkage, Inc.
- Conecte os objetivos de todos aos seus
O mundo está mudando rapidamente para uma força de trabalho interessada em aprender e aprimorar habilidades, em vez de estabilidade. Trabalhar por 30 anos na mesma empresa é um caminho ultrapassado. Interesso-me pessoalmente pelos objetivos de aprendizado e de vida da minha equipe e, em nossas reuniões, muitas vezes levam um momento para conectar seus interesses aos objetivos da minha empresa. O engajamento e o desempenho permanecem muito mais altos. – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions
- Use a tecnologia para criar comunidade
A construção da comunidade é importante para o desenvolvimento de uma força de trabalho remota envolvida. Use a tecnologia para criar espaços dedicados para comemorar dias especiais (por exemplo, aniversários), marcos da empresa (por exemplo, meses ou anos de serviço), bem como o reconhecimento da comunidade. Ser intencional sobre a criação de comunidade ajuda a desenvolver uma cultura corporativa que inspira conexão, o que pode resultar em aumento de produtividade. – TC Cooper, UpwardAction® LLC
- Estabeleça laços estreitos, ajude e apoie com freqüência
Enfatize e aprecie suas vida discutindo assuntos como família, pontos em comum e crenças compartilhadas. No gerenciamento, faça check-in com frequência (diariamente) usando ferramentas de colaboração, documentos e planilhas compartilhadas, telefonemas, bate-papo e vídeo para investir no relacionamento. Mostre que você apoia o sucesso deles fazendo perguntas para ajudá-los a alcançar seus objetivos, em vez de verificar o progresso e os números. – Louis Carter, BPI
Na próxima semana vou apresentar algumas ferramentas para gerenciamento da empresa, planejamento e acompanhamento das atividades e comunicação com a equipe através chats, grupos e VOIP.
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Caso você precise com mais rapidez conhecer as ferramentas para atividades remotas, informe nos comentários que passo alguns links.